Informatii obligatorii conform Legii nr. 361/2022

Versiunea 1 din 11.2024

Extras din Politica ICENTER referitoare la raportarea încălcărilor legii și a normelor de conduită (Politica speak-up)

Prezenta Politică privind raportarea încălcărilor legii și ale normelor de conduită („Politica”) a fost redactată în conformitate cu Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public și stabilește procedura internă de raportare aplicabilă în cadrul companiei ICENTER pentru încălcările menționate mai jos.

Încălcările care pot fi raportate includ acțiuni sau inacțiuni ce constituie:

-       fraude, acte de mită sau corupție;

-       nerespectarea legislației aplicabile în domeniul prevenirii spălării banilor și finanțării terorismului, reglementările privind sancțiunile și controlul exporturilor;

-       nereguli în domeniul concurenței prevăzute de legislația națională;

-       încălcarea reglementărilor privind protecția mediului, sănătatea și siguranța;

-       încălcarea drepturilor fundamentale ale omului;

-    nerespectarea altor reglementări legale în domenii precum: achizițiile publice, servicii și produse financiare, conformitatea și siguranța produselor, securitatea transporturilor, protecția radiologică și siguranța în domeniul nuclear, siguranța alimentară și a hranei pentru animale, sănătatea și bunăstarea animalelor, drepturile consumatorilor, protecția vieții private și a datelor personale, precum și securitatea rețelelor și a sistemelor informatice;

-       încălcări care afectează interesele financiare ale Uniunii Europene, așa cum sunt definite în articolul 325 din Tratatul privind Funcționarea Uniunii Europene, și în măsurile relevante adoptate de Uniunea Europeană, încălcări referitoare la piața internă menționate în articolul 26 alineatul (2) din același tratat, inclusiv încălcări ale reglementărilor Uniunii Europene în domeniul concurenței și ajutoarelor de stat, precum și încălcări ale normelor Uniunii Europene în ceea ce privește impozitarea societăților sau mecanismele ce urmăresc obținerea unui avantaj fiscal contrar scopului sau obiectivului reglementărilor fiscale aplicabile;

-       represalii împotriva oricărei persoane care semnalează încălcări (Avertizor);

-       alte fapte care constituie încălcări ale legislației în vigoare.

În cazul în care faptele constau exclusiv în încălcări ale normelor de conduită ale ICENTER, se vor aplica în mod prioritar dispozițiile reglementărilor interne specifice fiecărui domeniu, inclusiv cele referitoare la raportare, cercetare și soluționare a acestora. Exemplele includ:

-      încălcarea Codului de conduită sau a altor politici și proceduri interne, inclusiv cele care se aplică la nivelul grupului de societăți din care face parte ICENTER;

-       conflicte de interese, fie ele reale sau potențiale;

-       cazuri de discriminare sau hărțuire, de orice tip și pe orice criteriu;

-       încălcarea confidențialității și utilizarea necorespunzătoare a informațiilor confidențiale;

-       inexactități în evidențele financiare sau nefinanciare;

-       utilizarea neadecvată a resurselor ICENTER;

-       abuzul în utilizarea informațiilor privilegiate.

Această politică se aplică următoarelor categorii de persoane:

-     angajaților ICENTER, indiferent de tipul contractului de muncă încheiat (pe durată determinată sau nedeterminată, cu normă întreagă sau parțială, inclusiv în regim de telemuncă) și/sau de funcția ocupată, precum și angajaților temporari, delegați sau detașați în sediile ICENTER;

-       persoanelor care desfășoară activități independente, conform articolului 49 din Tratatul privind Funcționarea Uniunii Europene, care au contracte de colaborare cu ICENTER;

-       acționarilor, membrilor din conducerea, administrarea sau organele de supraveghere ale ICENTER;

-       voluntarilor și stagiarilor, remunerați sau neremunerați;

-       oricărei persoane care lucrează sub coordonarea și supravegherea contractanților, subcontractanților sau furnizorilor ICENTER;

-     persoanelor a căror relație de muncă nu a început încă, dar care efectuează raportări prin canalele interne sau externe de raportare, sau care dezvăluie public informații despre încălcări ale legii obținute în cadrul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale, sau în situația în care raportul de muncă sau serviciu a încetat;

-       persoanelor care raportează sau fac publice informații privind încălcări ale legii, inclusiv în mod anonim (colectiv denumiți „Avertizorii”).

Forma și conținutul raportărilor interne

Raportarea se poate realiza intern:

-       în scris, pe suport de hârtie sau în format electronic, cu trimiterea prin email la adresa office@icenter.eu sau prin poștă la adresa ICENTER.

-      prin întâlnire față în față cu Persoana Desemnată, care va fi organizată într-un termen rezonabil, la cererea Avertizorului. În această situație, Persoana Desemnată este obligată să întocmească un proces-verbal conform prevederilor legale aplicabile. Dacă Avertizorul dorește să stabilească o întâlnire fizică cu Persoana Desemnată, acesta va trimite un email la adresa office@icenter.eu pentru a organiza întâlnirea.

Indiferent de metoda aleasă pentru raportare, aceasta trebuie să includă cel puțin următoarele informații: numele și prenumele Avertizorului, datele de contact, contextul profesional în care au fost obținute informațiile, Persoana Vizată (dacă este cunoscută), descrierea faptei care ar putea constitui o încălcare a legii, conform definițiilor anterioare, și, dacă este cazul, probele care susțin raportarea. De asemenea, trebuie să fie specificate data și semnătura Avertizorului, acolo unde este aplicabil.

Raportarea poate fi efectuată și anonim, conform legislației aplicabile. În această situație, raportările care nu conțin informații de identificare (precum numele, prenumele, datele de contact sau semnătura Avertizorului) vor fi examinate și soluționate în măsura în care oferă indicii solide referitoare la încălcarea legii.

ICENTER își rezervă dreptul de a solicita Avertizorului să furnizeze cât mai multe detalii și informații precise pentru a permite Persoanei Desemnate să analizeze raportarea într-un mod adecvat și eficient.

În cadrul ICENTER, a fost desemnată o persoană cu responsabilități specifice pentru primirea, înregistrarea, examinarea și soluționarea raportărilor. Aceasta poate fi contactată prin email la adresa office@icenter.eu atât pentru efectuarea raportărilor, cât și pentru obținerea de informații referitoare la reglementările legale și interne care guvernează procesul de raportare în cadrul ICENTER.